Comment écrire un mail de relance parfait ?

Comment écrire un mail de relance parfait ?

Le développement du numérique a véritablement transformé le concept de prospection et de fidélisation commerciale. L’email est devenu un moyen d’excellence pour conquérir ou relancer un prospect rapidement et à moindre coût.

Mais il ne suffit pas qu’un email arrive dans la boite de réception de votre cible. Il faut également faire en sorte que celui-ci l’ouvre, et que le contenu en soit convaincant !

La vraie question est donc de savoir comment écrire un mail de relance parfait tout en évitant de spammer vos prospects.

Voici quelques conseils pour faire sortir votre communication du lot et conclure plus d’opportunités !

À quoi servent exactement les mails de relance ?

Pour développer votre portefeuille client, vous devez procéder continuellement la prospection commerciale, y compris la relance de clients inactifs.

Voici les raisons les plus courantes pour relancer un prospect ou client :

  • Après un premier contact, votre prospect ne s’intéresse pas à votre produit ou service. Dans certains cas, il peut supprimer votre email sans l’ouvrir.
  • Dans d’autres cas, votre prospect peut ouvrir votre email, mais il n’en donnera pas suite à cause d’un manque de temps, d’un oubli, etc.
  • Enfin, il se peut que votre cible n’ait même pas reçu votre courriel.
  • Après une offre, vous pouvez avoir besoin de relancer pour conclure la vente.

Si vous n’obtenez aucun retour de la part de vos destinataires, pensez donc à les relancer intelligemment et de manière personnalisée.

Comment rédiger un mail de relance pertinent qui capte l’attention de vos destinataires ?

Malheureusement, il n’y a pas de recettes miracles pour y parvenir. Néanmoins, il existe certains exemples de mails qui ont marché et auxquels vous pouvez vous en inspirer. En général, ces messages misent sur l’approche et le ton utilisé, sans négliger la pertinence du contenu.

  • La règle la plus importante est de faire en sorte que votre interlocuteur éprouve le sentiment qu’il est le seul destinataire du mail de relance,
  • Le message doit également éveiller la curiosité de vos prospects,
  • Rédigé sur un ton léger, il doit être court et au format texte.
  • Pour augmenter son taux de délivrabilité, il ne doit pas contenir d’images.

On insiste sur le fait que le mail de relance doit être personnalisé. Pour ce faire, vous pouvez utiliser un LRM ou « Lead Relationship Management Software ».

Conçu par Datananas, ce logiciel intelligent et automatisé vous permet d’inclure automatiquement plusieurs paramètres concernant vos prospects (nom, prénom, nom de leur entreprise, etc.).

Voyons cela plus en détail !

Dans votre message de rappel, il est essentiel d’ajouter de l’émotion afin de le rendre convivial et utile.

Voici la façon détaillée d’écrire un rappel amical, c’est-à-dire la manière de concevoir chacun de ses composants. Rappelez-vous qu’il n’existe pas de solution miracle : comme souvent avec le marketing, il faut faire des essais, réévaluer sa stratégie et garder un esprit ouvert !

1. La ligne de rappel

Une fois que vous avez choisi les destinataires de votre message, la première partie de votre message de rappel qui ne doit pas être prise à la légère est la ligne d’objet.

Sachez que les messages électroniques qui ne disposent pas d’une ligne d’objet vont souvent directement dans le spam de votre destinataire.

De plus, sachez que c’est la première chose qu’il verra lors qu’il ouvre sa boite de réception. S’ils reçoivent beaucoup d’e-mails, la ligne d’objet peut déterminer s’ils ouvrent le message électronique que vous envoyez.

Essayez de trouver un objet qui attire l’attention de votre destinataire sans pour autant faire croire à une arnaque ou à un message automatisé.

Ceci étant fait, vous êtes maintenant prêt à passer à l’étape suivante.

2. La formule de salutation

Il ne faut pas essayer de sauter cette étape et entrer directement dans le corps de votre courriel de rappel. Votre email sera beaucoup mieux reçu si vous vous adressez à votre destinataire par son nom.

Si vous connaissez le destinataire, n’hésitez pas à utiliser un message d’accueil personnalisé, par exemple en rappelant la teneur de vos précédents échanges, ou en évoquant un détail de votre dernière rencontre.

Tout ce qui peut faire paraître votre message plus « humain » est bienvenu !

3. Le corps du message

Après avoir choisi une ligne d’objet et une formule de salutation, vous pouvez passer à l’étape suivante, c’est-à-dire la rédaction du corps du message. C’est dans cette partie que vous communiquez réellement votre message principal.

L’accroche

Sur ce point, il est toujours préférable de commencer sur une note positive comme « J’espère que vous allez bien. ».

Notre conseil est de bien réfléchir à ce que vous voulez dire, tout en essayant d’être aussi clair que possible. Dans cette partie, vous devez également dire au destinataire ce que vous aimeriez qu’il fasse.

Il est toujours préférable d’être précis, et de préférer les formulations directes.

On peut par exemple écrire « Je vous contacte parce que … » ou bien « Je vous écris à la suite de … ». De cette façon, votre destinataire sait directement de quoi il va être question dans votre email.

La mise en page

Ici, pas la peine de s’étendre : mieux vaut être concis et aller droit au but.

La plupart des professionnels scannent rapidement les mails plus qu’ils ne les lisent : vous pouvez donc user de petites astuces de mise en page pour rendre votre mail plus agréable.

Pensez par exemple à sauter des lignes. Regardez la différence entre ce mail :

Et celui-ci :

Aérer le texte permet de faciliter la lecture et engage votre destinataire à vous lire, dans un état d’esprit favorable.

Vous pouvez également user (et abuser) des listes à puces, ou bullet points. En aérant le texte, vous facilitez la compréhension.

Enfin, n’hésitez pas à bien mettre en avant la question ou la proposition de rendez-vous, avec du gras ou une liste à puces, comme ceci :

Le coeur du message

Pour le coeur de votre message, mieux vaut rester simple.

Préférez un vocabulaire simple et direct, sans vous perdre dans du jargon et des explications à rallonge.

Personne n’aime recevoir un mail et sentir qu’il faudra se concentrer pour le lire. Ce genre de courriel est souvent remis à plus tard, et se perd donc souvent au fond de la boîte de réception de votre destinataire.

Au contraire, soyez concis, allez droit au but (sans être malpoli ou brusque), et faites simple.

En relisant votre mail, demandez-vous quelle serait votre réaction en le recevant. Si vous n’avez pas envie de le lire … il faut le retravailler !

L’appel à l’action

Comme tous les emails, un courriel de relance doit comporter un appel à l’action, ou Call To Action en anglais. Il s’agit d’une phrase, d’un lien ou d’un bouton qui appelle une action de la part du destinataire.

Cette action dépend du type de relance.

Par exemple, si vous relancez un prospect pour l’inscription à un webinaire, le CTA (Call To Action) sera certainement un bouton vers un formulaire d’inscription.

Si au contraire vous souhaitez solliciter une réunion, il s’agira simplement de proposer une date et un horaire. À ce propos, il faut toujours proposer une date précise (ou deux) pour un appel ou une réunion plutôt que de laisser votre destinataire décider.

Si vous proposez une date, il se demandera s’il est libre, tandis que dans le cas contraire, il se demandera quand est-ce qu’il est libre, et ça fait toute la différence sur la conversion !

4. La fermeture du votre courriel de rappel

La dernière étape de la création d’un rappel par e-mail est de fermer votre message de façon amicale. Votre dernière phrase devrait refléter le ton du reste de votre courriel.

Si vous avez par exemple utilisé un ton formel tout au long de l’e-mail, vous devrez également fermer sur une note formelle. De même, si votre e-mail est informel, votre fermeture devrait être aussi informelle.

Ne vous perdez pas avec des formules ampoulées (tout ce qui inclut « salutations distinguées » est à bannir), ni avec des formulations trop simples, comme le « cordialement » inséré dans votre signature.

« Bonne journée » ou « Bien à vous » fonctionnent très bien, et donnent au mail le ton de la conversation. Ils laissent votre interlocuteur dans une optique de dialogue plutôt que de lui faire sentir les lourdeurs de l’administration !

2 exemples de mails qui fonctionnent à tous les coups

L’email ci-dessous est simple, mais il fonctionne bien. Une astuce simple : lorsque vous demandez un rendez-vous à un prospect, proposez une date et une heure ! Il sera plus enclin à vous répondre !

Bonjour [Prénom],

Je vous contacte à propos de l’offre que nous vous avons faite le **/**/20** pour [type de produit].

Je souhaitais voir avec vous si elle vous convenait, et comment nous pouvions vous aider.

Puis-je vous appeler ce vendredi (le **/**) à 14h ? Alternativement, ce jeudi (**/**) à 10h ?

Je suis aussi libre la semaine suivante si vous préférez.

Bonne journée,

[Signature]

Cet exemple simple de mail de relance vous permettra d’éveiller l’attention et la curiosité de votre interlocuteur et fera bondir vos taux d’ouverture et de réponse.

Voici un autre exemple, pour relancer un client sur un projet urgent :

Bonjour [Prénom],

J’espère que tout va bien et que vos vacances se sont bien passées.

Je vous écris au sujet du projet ***, nous avons besoin de :

  • ***
  • ***
  • ***

afin de respecter les délais.

Est-il possible pour vous de me faire parvenir tout ça cette semaine ?

Comme ça nous pourrions avoir finalisé ce volet du projet dans les temps.

Bonne journée,

[Signature]

Voyez comme l’utilisation des listes à puces et du gras permet de scanner le courriel efficacement, et de savoir de suite de quoi il est question.

Conclusion

Comme vous pouvez le constater, il y a plusieurs éléments à prendre en compte lorsque vous allez écrire un e-mail de rappel. L’essentiel est de permettre à vos destinataires d’être enthousiastes pour lire votre message.

Tout doit ainsi être bien pensé, que ce soit au moment de la conception de la ligne de rappel ou lors de fermeture du message.

L’astuce est de le rendre aussi simple et clair que possible. Gardez-le court, gardez-le intéressant et gardez-le sur l’objet principal que vous voulez faire passer.