Gestion de prise de rendez-vous : quelles solutions ?

Gestion de prise de rendez-vous : quelles solutions ?

Dans un environnement de plus en plus concurrentiel, la génération de prospects est déjà une tâche difficile.

Mais le nerf de guerre reste la conversion des contacts générés en rendez-vous commerciaux. Il n’est donc pas question de négliger une opportunité, même lorsque vous faites face à un flux de prises de rendez-vous trop élevé que vous n’arrivez plus à gérer tout seul.

Alors, comment gérer astucieusement vos rendez-vous afin de ne pas laisser échapper les contacts clefs qui pourraient vous permettre de booster votre business ?

Les défis de la gestion des rendez-vous

Nous avons déjà abordé dans plusieurs articles sur ce blog que les comportements des consommateurs en B2B ne cessent d’évoluer.

La principale raison est l’émergence de l’intelligence artificielle et des nouvelles technologies de l’information et de la communication.

Les entreprises sont donc amenées à modifier leurs manières de prospecter et à adapter leurs systèmes d’organisation en fonction des nouvelles tendances technologiques.

Pourtant, sachez qu’il existe une chose qui ne change pas : un rendez-vous commercial est toujours important.

Que vous alliez échanger avec vos prospects en face-à-face, via une vidéoconférence, etc., un rendez-vous est toujours le meilleur moyen de réaliser une vente.

Mais si vous avez un grand nombre de prospects à traiter, le fait de gérer efficacement tous vos rendez-vous commerciaux n’est pas une chose aisée.

Adopter l’une des solutions suivantes vous permettra donc de diminuer vote charge de travail et surtout de ne manquer aucune opportunité commerciale.

Le recours à un collaborateur supplémentaire

Un collaborateur administratif peut prendre en charge les appels entrants et organiser les agendas en conséquence. Cette solution est pratique, mais elle est peu flexible et souvent coûteuse.

Lorsque vous embauchez une secrétaire, il faut lui accorder un minimum de temps pour sa formation. En choisissant cette option, vous ne pourrez pas également assurer un service à plein temps, par exemple, pendant la période creuse.

En outre, vous devez savoir que votre assistant.e n’a qu’une seule ligne téléphonique pour répondre rapidement aux demandes de vos prospects.

Sa tâche ne se limite pas également à la gestion de vos agendas ou vos réunions. Cette personne doit entre autres répondre au téléphone, rédiger des courriers, accueillir les visiteurs, etc.

En réalisant ces différentes tâches avec des moyens limités, elle risque donc de vous faire manquer de précieux rendez-vous.

L’externalisation de la gestion des rendez-vous

De nombreux prestataires externes vous proposent des services d’externalisation de votre relation client, y compris la prise de rendez-vous.

Cette solution vous fait bénéficier d’une plus grande flexibilité et d’une réduction des coûts liés à la gestion de vos prises de rendez-vous. C’est notamment pour cela que ce genre de prestation est actuellement très convoité par les commerciaux.

La solution la plus pratique est de faire appel à une société externe. Ce partenaire peut mettre à votre disposition un assistant à distance qui pourra sous-traiter la gestion de vos prises de rendez-vous.

Toutefois, cette alternative n’est pas sans risque. Il peut par exemple impliquer une certaine dépendance vis-à-vis de votre prestataire, ce qui rend souvent difficile son changement en cas de besoin. Dans certains cas, vous pouvez également perdre la maîtrise de l’image de votre entreprise ainsi que la confidentialité de vos informations.

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Les apports du Lead Center

Un lead center est tout simplement un service commercial et technique externe ayant pour mission de vous aider à transformer vos leads (contacts commerciaux) en ventes. C’est une sorte de call center omnicanal qui associe solutions innovantes et expertise humaine pour vous permettre de gérer de bout en bout votre chaîne métier.

Comment un lead center opère-t-il ?

Quel que soit le canal utilisé, ce prestataire peut prendre en charge toutes les demandes entrantes de vos contacts commerciaux et les traiter dans les plus brefs délais.

Il peut également assurer d’autres tâches comme l’acquisition de clients jusqu’au service après-vente, en passant par la qualification des leads, la prise de rendez-vous, etc.

Et ce n’est pas tout !

En faisant appel à un lead center, vous aurez la possibilité de centraliser le traitement de vos contacts commerciaux dans un seul et même endroit. En un clic, vous pouvez donc savoir en temps réel d’où viennent vos leads, où se situent-t-ils dans votre tunnel de vente, où ils vont et comment les rediriger en cas de besoin.

Et si vous voulez avoir une meilleure traçabilité de vos leads, votre prestataire peut vous proposer des reportings entièrement accessibles via le web, partout et en permanence. Cela se fait à partir du moment où ils entrent en contact avec votre entreprise jusqu’à ce qu’ils soient susceptibles de passer à un acte d’achat.

Bref, au fur et à mesure que vos prospects avancent donc dans leur parcours d’achat, un lead center vous permet donc de leur offrir un meilleur traitement en vue de les convertir en leads qualifiés pour la vente.

La mise en place d’un assistant virtuel

Même si la plupart des rendez-vous sont pris via le téléphone, dans la plupart du temps, un assistant virtuel peut faire l’affaire.

Comment un assistant virtuel peut-il vous aider ?

Tout d’abord, sachez qu’un agent virtuel est un agent logiciel qui peut utiliser la reconnaissance vocale et des textes pour effectuer certains services pour vous.

Prenons l’exemple d’Amy, un assistant virtuel développé par une jeune pousse new-yorkaise. Dès que vous connectez votre agenda à cette application et mis à jour vos préférences, elle peut planifier vos réunions avec vos prospects de façon instantanée.

Et pourquoi ne pas adopter un chatbot ?

Un chatbot (robot conversationnel) est un logiciel capable de dialoguer avec vos prospects via une solution de messagerie.

En utilisant d’intelligence artificielle, telle que la reconnaissance des textes et de la parole, il peut comprendre leurs demandes et lancer des actions, comme la prise ou la confirmation d’un rendez-vous commercial, 24h/24 et 7j/7.

L’automatisation de la gestion des rendez-vous

De nombreux éditeurs de logiciels proposent aussi des interfaces qui peuvent vous aider à optimiser la gestion de vos rendez-vous commerciaux.

Certaines interfaces peuvent par exemple vous rappeler automatiquement à vos contacts l’heure (ou éventuellement le lieu du rendez-vous) par mail ou par SMS.

D’autres logiciels sont aussi capables d’afficher en temps réel votre emploi du temps. Grâce à cela, vos contacts commerciaux pourront réserver directement et à tout moment un rendez-vous.

Cela réduit la charge de travail de votre standard téléphonique et offre à vos prospects la possibilité de réserver à tout moment.

Certains logiciels peuvent même vous donner la possibilité de fixer un rendez-vous en ligne, via votre site internet, vos réseaux sociaux, etc.

Une fois le rendez-vous pris, confirmé ou annulé, ils peuvent donc envoyer des e-mails ou des SMS automatiques vers vous ou vos prospects.

L’autre avantage d’un logiciel de gestion de prise de rendez-vous est qu’il vous permet de gérer efficacement vos agendas et ceux de vos collaborateurs grâce à une seule et unique interface ergonomique et facile à utiliser.

Gestion de prise de rendez-vous : quelles solutions ?

Vous avez du mal à gérer vos rendez-vous ?

Vous aimeriez bien gagner un temps précieux à réduisant les ressources attribués à cette tâche ? Vous ne souhaitez rater aucune opportunité commerciale ? Vous avez maintenant à votre disposition quelques solutions pratiques pour y parvenir.

Si l’embauche de collaborateurs dédiés à cette tâche peut fonctionner, les limites sont bien réelles. Désormais, vous pouvez aussi adopter d’autres alternatives comme l’externalisation ou l’automatisation de la gestion de vos rendez-vous.

Après avoir pris connaissance des bons et des mauvais côtés de chaque solution, vous n’avez donc qu’à choisir celle qui s’adapte à votre activité.