Vous en êtes certain, votre évènement sera parfait ! Tout est prêt, les chaises sont disposées, la décoration est au carré et la météo sera clémente. Rien ne pourra gâcher la fête, à moins que … votre taux de no-show soit trop important !
Le no-show, c’est cette fâcheuse tendance de vos invités à s’inscrire à l’évènement et à ne finalement pas venir, sans prévenir. Conséquences ?
- Des commanditaires insatisfaits,
- Un budget grandement affecté,
- Une faible visibilité pour les intervenants,
- Une crédibilité amoindrie,
- Et des participants frustrés.
Il est alors préférable d’avoir 50% d’annulation mais d’en être avertis assez tôt, plutôt que de se trouver le jour de l’évènement avec moitié moins d’invités que prévu.
S’il est impossible d’éviter complètement les no-shows, des dispositifs permettent de les maîtriser pour limiter l’impact. Pour cela, le callbot s’avère être un parfait allié.
1. Qu’est-ce qu’un callbot ?
Le callbot est un logiciel programmé avec de l’intelligence artificielle pour recevoir ou émettre des messages lors d’un appel téléphonique, pour comprendre au téléphone les réponses ou les questions d’un humain et déclencher des actions programmées en conséquence.
Le callbot représente un important levier de business en améliorant l’expérience client/ invités grâce à sa flexibilité et à sa capacité de compréhension du langage naturel.
Vous pourrez ainsi :
- Automatiser les appels simples et répétitifs,
- Traiter un volume d’appels simultanés très important,
- Élargir les plages horaires en 24/7
- Soulager vos collaborateurs pour leur permettre de se concentrer sur le développement du relationnel et des demandes à forte expertise
- Réduire le coût de traitement par appel
C’est avec la volonté d’entrer dans la nouvelle ère de la relation client et d’améliorer continuellement vos services que le callbot complète vos habitudes de gestion des évènements.
2. Comment réduire le taux de no-show avec le callbot ?
Réels assistants personnels, les callbots posent une série de questions permettant de mieux connaître leur interlocuteur. En fonction de ces réponses, les callbots peuvent proposer la solution qui répondra au mieux aux attentes du client. On appelle cela l’individualisation de masse.
1. Communiquez et sensibilisez grâce au callbot
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Confirmation
Passer un appel de confirmation après la réservation offre un contact direct avec l’invité, sans passer par des emails génériques, souvent non lus, à peine ouverts.
L’appel instantané est l’occasion de confirmer et de donner plus de détails, le tout automatiquement, quand la personne est à chaud et disponible. En effet, il est peu probable que l’invité réalise son inscription au cours d’une réunion très importante.
L’automatisation facilite la gestion des confirmations et a un effet immédiat sur les no-show.
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Sensibilisation
Cet appel est aussi l’occasion de rappeler à l’interlocuteur qu’en cas d’empêchement, il peut annuler facilement. Quelques mots suffisent à faire prendre conscience à l’invité des conséquences d’un désistement de dernière minute.
Cette sensibilisation créée un « contrat moral ». En connaissance de cause et en cas d’empêchement, la personne prendra le temps de prévenir de son absence.
2. Soyez proactif
Pour éviter les oublis et ainsi réduire les no-shows, il est préférable de recontacter une dernière fois les invités 24 à 72h avant le début de l’évènement.
C’est également l’occasion de collecter des éventuelles annulations de personnes qui n’auraient pas pris l’initiative de contacter l’organisation.
Ainsi, pour diminuer le taux de no-show le callbot est capable de passer des dizaines d’appels en simultanés
3. Facilitez les annulations pour limiter les no-shows avec le callbot
Dans le cas ou l’invité souhaite annuler sa présence en contactant l’organisation mais que celle-ci est indisponible une ou deux fois, alors il n’ira pas plus loin.
Pour espérer que les invités préviennent au maximum en cas d’empêchement, alors la procédure doit être extrêmement simple car ils n’en tireront aucun avantage. Un numéro de téléphone clairement affiché sur l’invitation suffit.
Le callbot, disponible 24/7/365 saura traiter rapidement et efficacement ces appels, à tout moment.
D’ailleurs, il en tirera des statistiques qui vous permettront de mieux comprendre vos cibles et d’adapter vos stratégies.
4. Donnez envie et soyez attentif
Pour qu’un maximum de personnes participe à l’évènement, celui-ci doit donner envie. Changer. Attiser la curiosité.
Le callbot permet de faire la différence en personnalisant les discours, tout en diminuant les coûts par action pour l’entreprise.
Par exemple :
- L’invité a plus de 75 ans ? Contactez-le une semaine plus tôt pour lui proposer de lui réserver un taxi.
- L’invité a précisé qu’il avait un régime particulier ? Appelez-le quelques jours avant l’événement pour lui exposer le menu végétarien.
En bref, donnez envie, supprimez les freins, rassurez et bichonnez vos invités.
Au mieux, ils attendront l’évènement avec impatience. Au pire, ils profiteront d’un appel de relance pour signifier leur désistement.
Quoi qu’il en soit, le taux de no-show, grâce au callbot s’en portera mieux.
Alors, on en parle ? 🙂
