Comment envoyer le mail de prise de rendez-vous commercial parfait ?

Comment envoyer le mail de prise de rendez-vous commercial parfait ?

En matière de B2B, la prise de rendez-vous commercial n’est peut-être pas le sujet le plus plaisant à aborder.

Pourtant, c’est la base sur laquelle repose la réussite de votre entreprise. Utiliser plus efficacement l’e-mail pour la prospection pose un certain défi. La vérité est qu’il est souvent difficile de bien rédiger un e-mail, de l’envoyer aux bons prospects, dans une situation particulière, et ce afin qu’il transmette avec succès votre message.

Dans ce dossier, nous allons donc vous expliquer comment rédiger et envoyer le mail de prise de rendez-vous commercial parfait, et bien plus encore !

Rappelez-vous que l’essentiel est de vendre le rendez-vous, et non de vendre votre produit

La prise de rendez-vous est un art qui se traduit par la manière dont vous pouvez vendre une réunion.

Certaines équipes commerciales n’accordent pas de valeur à cette réunion elle-même. Pensez toutefois à la dernière fois que quelqu’un vous a appelé ou envoyé un e-mail demandant quelques minutes de votre temps. Si vous avez dit oui, c’est sans aucun doute parce que l’offre qu’il vous a présentée répond à votre besoin ou répond à vos problèmes spécifiques.

C’est exactement ce que vous devriez faire lorsque vous allez essayer de fixer plus de rendez-vous par e-mail.

Le but n’est pas de faire de longues demandes, de vanter les mérites de votre produit, etc. Tout ce que vous devez faire, c’est d’expliquer en quelques lignes comment la prise d’un rendez-vous va donner un retour sur investissement à votre interlocuteur et comment elle pourra l’aider à prendre une meilleure décision plus rapidement.

Si vous ne parvenez pas à vendre un rendez-vous, vous n’aurez presque jamais l’opportunité de vendre votre produit. Bien entendu, vous pouvez intégrer dans votre e-mail l’importance de l’extension de vos services, c’est-à-dire votre argumentation, car cela vous permettra d’attirer l’attention de votre interlocuteur.

Mais vous devez faire cela en tenant compte des besoins réels de vos prospects. Essayez également de décrocher le rendez-vous le plus rapidement possible, idéalement, une semaine après l’envoi de votre message électronique.

Comment envoyer le mail de prise de rendez-vous commercial parfait ?

Même si la rédaction d’un e-mail de prospection pose certains défis à de nombreux spécialistes du marketing, sachez qu’il existe une bonne façon de le faire.

Allons droit au but !

  • Créez un message personnalisé : montrez au prospect que vous avez des liens communs avec eux, et que vous les connaissez assez. Une petite recherche en ligne vous permettra de faire cela et, surtout, de savoir leurs véritables attentes.
  • Soyez bref et direct : votre message doit à la fois être convaincant et accrocheur dès le départ. Ne commencez pas par la formule du genre « J’espère que vous allez bien » ou toute autre affirmation négative.
  • Respectez le temps de votre prospect : le but est de venir rapidement au fait. Gardez à l’esprit qu’un client potentiel est toujours occupé et reçoit une grande quantité d’e-mails par jour. Le mieux serait de lui dire pourquoi et comment vous pouvez l’aider.
  • Communiquez à votre interlocuteur ce qu’il doit faire ensuite : répondre par un e-mail, cliquer sur un lien, appeler par téléphone, s’adresser à votre chatbot, etc.

Vous constatez peut-être qu’il y a trop de choses à mettre en seulement quelques phrases et qu’il faut une certaine compétence pour arriver à convaincre votre prospect de vous accorder un rendez-vous via un e-mail.

C’est la raison pour laquelle il est souvent intéressant de confier votre campagne de prospection à un spécialiste de l’e-mailing.

À retenir !

Lorsque vous voulez fixer un rendez-vous par e-mail, il est important de vous doter d’un outil tel qu’un CRM.

Cela vous permet d’envoyer des messages personnalisés à grande échelle et d’être bien organisé pour pouvoir répondre rapidement à tous les messages au moment le plus opportun, avec des e-mails personnalisés.

Votre boîte de réception devrait être intégrée à un logiciel vous permettant de voir rapidement toutes vos activités marketing, dont les e-mails, les appels de prospections, les messages vocaux, les rappels, etc. Entre autres, le CRM est un excellent outil pour programmer vos rendez-vous, ce qui vous permet de savoir à qui vos messages devraient être envoyés, où et quand vos réunions sont censées avoir lieu, etc.

En même temps, cela vous donne l’occasion de bien vous préparer à vos autres campagnes de prospection.

En quoi l’envoi d’un e-mail de confirmation de rendez-vous est-il important ?

L’e-mail ne sert pas seulement à fixer un rendez-vous, mais aussi à confirmer ceux qui sont importants.

Imaginez que vous envoyiez un e-mail de rendez-vous à un prospect potentiel et que vous ne receviez aucun message de confirmation de sa part. Et quand vient le moment, il ne se présente pas.

Dans ce cas, vous allez perdre une partie de votre temps qui aurait dû être attribué à d’autres choses plus importantes. Pire, lorsqu’une telle situation se produit plusieurs fois par mois, vous risquez de perdre beaucoup de temps et de revenus.

Bien souvent, il arrive que votre prospect oublie tout simplement qu’il a pris un rendez-vous avec vous. L’envoi d’un e-mail de confirmation se présente dans ce cas comme un excellent moyen de le lui rappeler. Et même si votre interlocuteur s’en souvient de l’entretien, l’e-mail de confirmation vous permet de lui faire savoir que vous le prenez au sérieux et que vous êtes toujours disponible.

Chatbot et e-mail : la combinaison gagnante

Les e-mails ne sont pas votre seule option pour décrocher des rendez-vous. Vous avez besoin d’utiliser d’autres canaux de contact pour atteindre vos prospects, qu’il s’agisse du téléphone, des réseaux sociaux, etc. Complémentaire des canaux de contacts traditionnels comme le téléphone ou l’e-mail, le chatbot se présente actuellement comme une technologie suffisamment avancée qui vous aide à prospecter via la messagerie instantanée. Il est conçu pour mener des conversations conviviales et personnalisées avec ses interlocuteurs, via le langage humain et de manière autonome.

Pour notre cas, le chatbot peut déclencher une conversation via de nombreuses applications telles que les réseaux sociaux, votre site internet, etc. Grâce à cela, il peut collecter une grande quantité de données précieuses à propos de vos clients et les stocker dans votre CRM.

Votre équipe marketing peut alors utiliser ces informations pour personnaliser davantage leurs e-mails de prospection, ce qui décuplera vos chances de décrocher des rendez-vous.

À noter qu’un chatbot peut aussi être configuré pour envoyer des e-mails personnalisés et ciblés à vos prospects si vous le souhaitez. Votre équipe pourra donc s’affranchir de cette tâche fastidieuse, tout en augmentant le taux d’engagement de vos prospects !