Exemple de script téléphonique de prise de rendez-vous

Exemple de script téléphonique de prise de rendez-vous

Quels que soient vos objectifs de croissance, vous savez sûrement que le téléphone reste un outil extrêmement efficace pour contacter des clients potentiels dans le but de décrocher des rendez-vous. C’est la logique à suivre si vous voulez vendre vos produits ou services.

Mais comme vous le savez très bien, c’est plus facile à dire qu’à faire ! Heureusement, il existe un moyen éprouvé qui vous permet d’augmenter vos chances de succès : utiliser un bon script téléphonique.

Avant d’appeler vos prospects, nous vous invitons donc à découvrir notre exemple de script téléphonique de prise de rendez-vous et quelques conseils qui pourront vous êtes utiles.

Le concept

Peu importe qui sont vraiment vos prospects, une chose est sûre : c’est qu’ils sont occupés. Et même s’ils acceptent de parler avec vous, leur temps est peut être limité.

Dès que votre prospect décroche son téléphone, vous devez donc être capable de lui fournir le plus rapidement possible les réponses aux questions suivantes :

  • Qui êtes-vous ?
  • Quelle est la raison de votre appel ?
  • En quoi votre solution pourrait-elle l’intéresser ?
  • Qu’attendez-vous de votre interlocuteur ?

Grâce à cela, vos interlocuteurs seront plus disposés à continuer à vous parler.

Une astuce : Si vous parvenez à trouver un point commun entre vous et votre prospect et si vous pouvez l’évoquer de manière naturelle, cela peut rendre la conversation plus attrayante.

Alors n’hésitez pas à prendre quelques instants pour faire des recherches concernant vos cibles, en vous focalisant sur la personne et son entreprise.

Le déroulement de l’appel

Il existe également quelques règles que vous devez connaître pendant votre appel téléphonique.

Règle n° 1: Présentez-vous et demandez si votre interlocuteur est disponible

Assurez-vous que votre script puisse vous permettre de répondre aux questions susmentionnées.

Retenez toutefois que, même s’il est important d’obtenir un entretien téléphonique, il ne faut pas mettre la pression sur vos prospects.

Si votre prospect n’est pas disponible pour le moment, alors reportez la conversation à un créneau horaire plus convenable. Pensez toujours à proposer un créneau de rappel !

Règle n° 2: Attirez immédiatement l’attention de votre prospect

En général, vous devez être capable d’expliquer en moins de 15 secondes la valeur de votre offre et prouver à votre prospect que le fait de vous donner ce rendez-vous lui sera bénéfique.

Ce n’est pas aussi facile que cela puisse paraître, alors il est dans votre intérêt de vous exercer avec votre script téléphonique.

Les phrases d’accroche doivent être percutantes pour vous permettre d’attirer convenablement l’attention. Si vous n’arrivez pas à vous décider, alternez entre deux, et gardez celle qui vous semble fonctionner le mieux (statistiques à l’appui, si possible).

Règle n° 3: Accepter le rejet

Cette éventualité ne doit pas être ignorée. Oui, même si vous utilisez une bonne approche, certains prospects peuvent toujours se montrer indifférents envers votre proposition.

Le rejet téléphonique fait mal, mais cela fait partie du jeu. Et surtout, n’oubliez pas qu’en adoptant les bonnes manières, vos clients ne vous rejettent pas. Ils ne font que rejeter l’offre que vous leur faites, par exemple, à cause d’un manque du temps ou de volonté de prendre rendez-vous.

Vous devez donc persister et vous efforcer de transformer les objections commerciales en opportunités de vente. C’est pour cela qu’il est important de construire un script qui prenne en compte toutes les objections, et de le mettre à jour lorsque vous en découvrez de nouvelles.

Règle n° 4: Offrez un choix d’horaires pour le rendez-vous et terminez la conversation

Le mieux serait de demander à vos prospects quel jour de la semaine leur conviendrait le mieux. Vous pouvez ensuite suggérer le meilleur créneau horaire en conséquence. Il est important que votre prospect soit satisfait du jour et de l’heure que vous lui proposez, notamment si la réunion doit impliquer plusieurs personnes.

Ceci étant fait, vous n’avez plus qu’à confirmer les détails du rendez-vous, conclure la conversation et remercier votre prospect.

Sachez toutefois que les études montrent qu’en proposant directement un créaneau horaire précis, même si votre interlocuteur est indisponible (ce que vous ne pouviez pas savoir), vous pourriez avoir plus de chances de succès.

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Surtout, n’oubliez pas de sourire ! Le sourire s’entend au téléphone.

Exemple de script téléphonique de prise de rendez-vous

En cas de besoin, voici un exemple pratique d’approche pour contacter vos prospects.

Présentation

Parmi tant d’autres formules, vous pouvez essayer celle qui suit pour bien vous présenter :

« Bonjour Mme/Mr X. Je suis [Votre nom et prénom], de la société X. Je souhaite m’entretenir avec la responsable commerciale. Est-ce bien vous ? »

Ainsi, si ce n’est pas la personne que vous cherchez, ou bien si celle-ci n’est pas disponible, votre interlocuteur vous le dira tout de suite.

Exposition de l’objet de votre appel

Pour faire simple, vous pouvez dire :

« Je vous appelle pour faire le point sur [produit ou service]. Avez-vous des besoins ou des projets à court, moyen ou long terme ? »

Lors de cette étape, vous n’avez pas besoin d’expliquer que vos produits sont de qualité ou bien que les services qui les accompagnent sont fiables.

Exposition de l’objet de votre appel

Il existe plusieurs sortes d’objections du genre « Merci, mais nous ne sommes pas intéressés (…) » ou « Merci, mais nous avons déjà un fournisseur qui travaille avec nous depuis plusieurs années (…) », etc.

Là, vous pouvez donc argumenter comme suit :

« Oui, je comprends ! Toutes les entreprises cherchent à accroître leurs performances commerciales. Cela dit, je connais parfaitement les offres des fournisseurs de notre marché et je peux vous garantir que nos solutions vous permettront de gagner au moins 20 % de productivité. (…) »

Proposition

Lors de cette étape, la question n’est pas de savoir si la rencontre est nécessaire ou non. Il est évident que vous voulez obtenir un rendez-vous. Reste donc à savoir quand vous pouvez rencontrer votre prospect, ou fixer un rendez-vous pour votre équipe commerciale.

Ainsi, vous pouvez dire :

« Ce que je vous propose, c’est de fixer un rendez-vous pour pouvoir vous en parler plus en détail. Seriez-vous disponible le […] à …h… ? »

Prise de congés

L’astuce est de conclure rapidement, mais sans vous précipiter ni raccrocher le premier. Pour ce faire, vous pouvez utiliser la formule suivante :

« Notre rendez-vous sera donc le [date, heure et lieu]. Je vais vous envoyer immédiatement la confirmation par [email, message privé, etc.] (….) En attendant, je vous remercie de votre attention (….). Je vous souhaite une très bonne journée. »

N’oubliez pas d’établir une connexion

Comme nous l’avons déjà mentionné, vous pouvez agrémenter la conversation avec quelque chose que vous avez en commun. Après votre présentation, vous pouvez donc ajouter quelque chose du genre :

« J’ai remarqué que vous êtes un membre du réseau X. J’ai déjà travaillé avec cette institution et c’était génial (….) »

« Je m’informais depuis longtemps sur les actualités de votre start-up et j’ai remarqué que vous embauchez plusieurs commerciaux. Félicitations pour la rapidité du développement de votre activité (….) »

« Avant d’expliquer pourquoi je vous appelle, j’aimerais juste vous féliciter pour avoir financé l’association sportive X. J’ai lu cette information sur Twitter. C’est une bonne initiative de votre part (….) »

Conseils pratiques

Un bon script téléphonique vous permettra de mettre en place une conversation positive et engageante.

S’il est bien pensé, vous allez pouvoir vous concentrer sur les éléments clés de votre discussion sans avoir à vous préoccuper de ce que vous devez dire ensuite. Vous serez donc plus confiant et persuasif pendant votre appel et resterez concentré sur ce qui compte le plus : obtenir l’accord de votre interlocuteur pour un prochain entretien face à face.

Toutefois, n’oubliez pas qu’un script doit être considéré comme une épaule sur laquelle vous pouvez vous appuyer, et non pas une béquille destinée à vous porter. Personnalisez-le donc en fonction de votre interlocuteur et continuez à l’ajuster pour qu’il évolue dans le temps et pour qu’il apporte progressivement de meilleurs résultats.