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Le guide du rendez-vous téléphonique

Le guide du rendez-vous téléphonique

Le rendez-vous commercial est ce que tous les vendeurs souhaitent décrocher et que peu d’entre eux en obtiennent lors d’un appel téléphonique.

Oui, car en matière de téléprospection, il faut de la technique, de bons outils et quelques bonnes pratiques. De la prospection à la relance téléphonique, on vous explique tout dans ce guide du rendez-vous téléphonique.

Le téléphone, un outil essentiel pour obtenir des rendez-vous commerciaux

Parfois, les choses simples et évidentes sont négligées par les entreprises.

Le téléphone, par exemple, n’est généralement pas suffisamment utilisé comme outil de prospection. Pourtant, les commerciaux peuvent l’utiliser tous les jours pour contacter rapidement et facilement de nouveaux prospects ou pour relancer les clients tièdes. Si vous ne le faites pas, cela va certainement ralentir votre processus de vente et vous faire perdre de nombreuses opportunités d’affaires.

Bien entendu, le téléphone n’est pas le seul moyen de communiquer avec les prospects et clients, mais si vous parvenez à l’utiliser efficacement, il peut constituer un outil de génération de rendez-vous à part entière.

Aussi simple que cela puisse paraître, la téléprospection requiert un degré raisonnable d’organisation. Il ne suffit pas de passer beaucoup d’appels, car l’important est d’avoir un bon taux de conversion de prospects potentiels (ou de clients tièdes) en client qualifiés.

Pour mieux vous aider, nous allons vous expliquer les différentes étapes à suivre pour obtenir plus de rendez-vous téléphonique. Nous allons également vous expliquer pourquoi il faut parfois relancer le client pour augmenter votre taux de conversion.

Guide du rendez-vous téléphonique : les étapes incontournables

La préparation

Vous pourriez penser que lors de votre appel téléphonique, le fait d’improviser rendra votre approche plus naturelle. Détrompez-vous, car au contraire, cela ne vous donnera que des résultats insatisfaisants.

Autrement dit, votre discours sera plus confus pour votre interlocuteur. De plus, vous finirez par utiliser des phrases inutiles que vous avez probablement utilisées au hasard dans le passé.

Avant de décrocher le téléphone, prenez donc un moment pour vous préparer. Rédigez votre script téléphonique et notez tous les points clés que vous devez aborder et les questions que devriez poser pendant la conversation. De cette manière, vous aurez une sorte de guide que vous pourrez utiliser pour garder le contrôle de la conversation au cours de l’appel.

La présentation

Une fois que votre client décroche son combiné téléphonique, la première chose que vous devez faire est de vous identifier.

Utilisez un ton aussi professionnel que possible, tout en indiquant vos noms et prénoms, votre entreprise et votre fonction. Dès le départ, si vous sentez que votre interlocuteur est trop occupé, distrait, ou bien que votre appel sera long, essayez de fixer un autre rendez-vous à un moment plus opportun.

L’énoncé du but de l’appel

À ce stade, vous avez sûrement réussi à attirer l’attention de votre interlocuteur.

L’étape suivante consiste donc à instaurer un environnement convivial, propice à l’obtention d’un rendez-vous. Si possible, n’hésitez pas à évoquer un élément que vous avez déjà eu avec votre client. Vous pouvez échanger des banalités, du genre « Comment allez-vous aujourd’hui ? ».

Toutefois, ne vous engagez pas dans une conversation prolongée, par exemple sur le sport ou la météo. Le problème est que cela peut vous distraire de l’objectif de votre appel. Puis, énoncez poliment le but de votre appel et soyez bref.

Souvent, les vendeurs ont tendance à vouloir vendre un produit lorsqu’ils appellent un prospect potentiel. Seulement, personne ne veut qu’on leur impose quelque chose. Au lieu de cela, efforcez-vous de vous concentrer sur le rendez-vous pour pouvoir vendre quelque chose plus tard.

L’autre chose essentielle est que vous devez énoncer le but de votre appel de manière à ce qu’il puisse aider à résoudre les problèmes ou apporter des solutions intéressantes aux besoins de votre interlocuteur. Bien entendu, cette approche peut nécessiter une certaine créativité, mais avec un peu d’expérience, vous n’aurez aucun problème à obtenir plus de rendez-vous.

Le temps d’écoute

Une fois que vous avez énoncé le but de votre appel, vous devez faire preuve d’écoute et faire en sorte que conversation soit bilatérale.

Donnez à votre interlocuteur le temps de répondre à vos questions ou de poser d’autres questions qu’il pourrait avoir. Et surtout, évitez de l’interrompre pendant qu’il s’exprime, sauf si vous constatez qu’il s’éloigne du sujet en question.

Dans ce cas précis, vous pouvez l’interrompre poliment.

La conclusion

Avant de raccrocher, il vous incombe de passer en revue tout ce qui a été convenu pendant l’appel avec votre interlocuteur.

Assurez-vous que vous êtes tous les deux d’accord sur la suite des évènements. Si une communication supplémentaire s’avère nécessaire, n’oubliez pas de fixer une date et une heure précises pour le prochain appel téléphonique de suivi. Vous pouvez aussi lui promettre d’utiliser une autre méthode de communication comme l’envoi d’un e-mail.

Enfin, vous pouvez conclure la conversation sur une note agréable, et ce, même si le résultat final de l’appel ne s’est pas produit comme prévu. Si votre interlocuteur ne semble pas être intéressé par votre offre, cela ne veut pas dire qu’il ne voudra plus vous rencontrer à l’avenir.

N’oubliez pas de suivre et de relancer votre interlocuteur après une conversation téléphonique

Le concept est simple : vous devez faire un suivi et relancer votre prospect autant de fois que nécessaire jusqu’à ce que vous obteniez un rendez-vous.

Si quelqu’un vous dit qu’il a besoin de 10 jours de plus pour répondre à votre proposition, vous devez l’inscrire dans votre agenda ou, mieux encore, le noter dans votre CRM et appeler de nouveau la personne dans 14 jours.

L’autre chose que vous devez garder à l’esprit est que le fait de ne pas obtenir de réponse ne signifie pas automatiquement un manque d’intérêt. Il se peut que votre prospect ou client soit trop occupé ou qu’il ait besoin d’autre choses (par exemple de plus d’informations) avant de vous accorder un rendez-vous.

Une étude de Marketing Donut a rapporté que 80 % des ventes se font généralement après 5 appels téléphoniques de suivi après le premier contact avec un prospect. Pourtant, ladite étude a également révélé que près de la moitié des vendeurs abandonnent après un seul suivi. Si vous disposez d’un plan de suivi permanent, vous aurez donc une longueur d’avance par rapport à vos concurrents.

Conclusion

Grâce à ce guide du rendez-vous téléphonique, vous savez désormais pourquoi le téléphone reste encore un outil essentiel pour prospecter et comment bien l’utiliser. L’autre élément que vous devez retenir et qu’il ne suffit pas d’appeler un prospect pour qu’il vous accorde un entretien. Dans la plupart des cas, vous devez le relancer.