Notre périmètre d’intervention : hotline facturation électronique
Nous prenons en charge l’ensemble des sollicitations liées à la réforme : gestion multicanale (appels entrants, emails, chats), et identification/ qualification (profil client, contexte métier, historique…)
Tri intelligent et routage des demandes
Traitement immédiat des demandes de niveau 1 et 2 :
✔ Niveau 1
Informations générales, fonctionnement des PDP, explications des formats…
✔ Niveau 2
Blocages techniques, rejets automatiques, format non conforme, erreurs de routage…
✔ Escalade structurée des demandes complexes
(conseils juridiques ou fiscaux approfondis selon vos règles internes)
Objectif : absorber 70 à 80% des demandes sans mobiliser vos équipes stratégiques.
Dispositif traçable
Nous mettons en place :
Traçabilité complète : échanges documentés et centralisés dans votre CRM
Suivi opérationnel : tickets, motifs, délais de réponse, taux de résolution, taux de satisfaction
Reporting accessible en temps réel : volumes, typologies des demandes, irritants
Gouvernance : revues qualité, ajustement continu
Réduire le pic avant qu’il n’arrive
Nous ne faisons pas que gérer l’entrant.
3 à 6 mois avant les échéances critiques, nous déployons des campagnes sortantes ciblées :
Information pédagogique sur les nouveaux circuits
Vérification des plateformes utilisées par vos clients
Synchronisation des référentiels
Réponses aux questions en amont
Impact mesuré : -20% à -30% d’appels entrants, moins de rejets liés à l’incompréhension
Réduction des coûts
En dimensionnant nos équipes selon vos flux d’appels, nous optimisons les ressources. Ainsi, vous réalisez de réelles économies, tout en assurant un service flexible et adapté.
Ajoutons qu’externaliser la permanence téléphonique permet de supprimer les coûts liés :
- à l’embauche,
- au matériel,
- au logiciel,
- et au management.
Comment se déroule la mise en place de la hotline pour la facturation electronique ?
La facturation électronique n’est pas qu’un projet IT.
C’est un enjeu de relation client, de trésorerie et d’image.
Vos clients ne veulent pas entendre parler de normes techniques.
Ils veulent une réponse rapide et claire.
Nous sommes prêts.
Et vous ?
1. Analyse des besoins
Vos volumes estimés
Vos typologies clients / fournisseurs
Vos ERP et plateformes
Vos périodes critiques
Vos règles d’escalade
2. Mise en place du script
Élaboration des scripts niveau 1 et niveau 2.
Construction d’une base de réponses claire et pédagogique.
Création des parcours de traitement des rejets.
Langage simple.
Zéro jargon inutile.
4. Gestion des appels
Prise en charge des flux entrants
Suivi en temps réel
Adaptation rapide aux évolutions
Un business leader pilote chaque mission.
5. Suivi et rapports
Vous disposez :
D’un accès aux statistiques en temps réel
De rapports détaillés réguliers
D’indicateurs clairs pour piloter la performance
Temps de décroché < 30 secondes (95% des appels)
Taux d’abandon < 5%
CSAT > 4/5