Dans ce dossier spécial, nous verrons comment les chatbots peuvent aider les équipes de ventes à gérer la partie la plus importante de leur activité : la prise de rendez-vous. En général, cette opération occupe une grande partie de leur temps, pouvant ainsi représenter jusqu’à plus de 11% des heures de travail hebdomadaires.
Aujourd’hui, vous verrez comment on peut faire prendre des rendez-vous à un agent virtuel et quels sont les intérêts d’adopter cet outil technologique (augmentation des ventes, réduction des coûts, etc.).
Utiliser un chatbot pour une prise de rendez-vous facile et rapide
Pour ce faire, vous devez tout d’abord vous doter d’une solution d’assistance virtuelle intelligente en vous rapprochant d’un fournisseur spécialisé en la matière. Et pour synchroniser le chatbot avec votre agenda, vous devez le mettre en copie à chaque fois que vous fixez un rendez-vous avec une personne.
Le chatbot pourra donc déterminer les horaires non attribués, c’est-à-dire les créneaux disponibles dans votre agenda numérique. Lorsqu’un de vos clients, fournisseurs, etc., interagit avec le chatbot pour fixer un rendez-vous, il va donc mettre à jour votre agenda et vous faire part de la situation pour confirmation, puis informer toutes les personnes concernées.
Un chatbot peut être intégré au centre de contact téléphonique ou à un service de messagerie.
Vos clients peuvent donc utiliser le téléphone ou l’email (ou les deux) pour prendre vos rendez-vous. Mais dans tous les cas, l’essentiel est de mettre votre agenda bien à jour. Si vous avez pris un rendez-vous et que vous ne l’avez pas marqué dans votre agenda, le chatbot considérera donc la plage horaire comme étant libre et vous risquez de superposer deux rendez-vous dans votre champ de planning.
Comment installer un chatbot pour la prise de rendez-vous ?
Un agent virtuel peut être utilisé pour différents types de tâches.
Il peut par exemple répondre aux questions simples de vos clients 24h/24 et 7 jours/7. Il peut aussi leur fournir des réponses instantanées et personnalisées grâce au traitement automatique du langage naturel, élaborer un devis basique, etc. Mais les fournisseurs de chatbot peuvent aussi le doter d’une fonction plus complexe comme la prise de rendez-vous.
Pour notre cas, lorsque votre fournisseur conçoit votre chatbot, il va donc s’assurer que ce dernier a accès à vos calendriers et qu’il peut en extraire les horaires non occupés et faire de nouveaux enregistrements dessus.
Une fois l’outil déployé, le prestataire va encore suivre le fonctionnement de votre chatbot et le mettre régulièrement à jour pour qu’il puisse évoluer. Par exemple, il peut intégrer de nouvelles fonctionnalités comme la possibilité de noter vos préférences.
Ainsi, vous pouvez communiquer au chatbot que vous ne souhaitez pas avoir un rendez-vous sur une plage horaire bien définie, ou préciser les lieux où vous voulez que le rendez-vous ait lieu.
Quel est donc l’intérêt de faire prendre des rendez-vous à un agent virtuel ?
Trouver un créneau qui vous convient, envoyer les invitations, confirmer de la rencontre, gérer les imprévus, etc.
Il existe de nombreuses tâches chronophages et à faible valeur ajoutée que vous devez prendre en charge si vous voulez gérer vous-même la prise de rendez-vous. En déléguant ces tâches à un chatbot, vous allez pouvoir récupérer le temps perdu et gagner en productivité, en vous concentrant sur les tâches plus importantes.
Le chatbot vous permet de ne pas saturer votre messagerie à cause des nombreux appels et mails que vous recevez chaque jour. Il ne se fatigue jamais, peut traiter un volume très important de données et répondre à ses interlocuteurs avec un langage toujours poli et accueillant.
Que vous souhaitiez annuler, avancer ou reporter un rendez-vous déjà inscrit dans votre agenda, vous pouvez le faire facilement avec l’agent virtuel. Tout ce que vous devez faire, c’est de le préciser à votre agent virtuel pour qu’il puisse réaliser toutes les démarches nécessaires.
Une fois que les nouveaux horaires sont confirmés avec vos clients ou collaborateurs, le chatbot pourra vous en informer. Et si besoin, vous pouvez même demander à votre chatbot de faire un reporting complet de votre planning de rendez-vous.
Exemple concret : faire prendre des rendez-vous à un agent virtuel dans le monde médical
Les chatbots vocaux trouvent bien leur usage dans le secteur de la médecine.
Dans ce cas, ils ne se présentent pas comme des outils destinés à remplacer les vrais médecins, mais plutôt de faciliter leurs tâches dans l’assistance médicale, notamment dans la prise et la gestion des rendez-vous.
Non seulement, les chatbots peuvent délivrer des astuces et traitements simples et efficaces pour éviter que les patients aient à l’hôpital pour un simple malaise. C’était en effet le but du premier chatbot médical utilisé en Chine. Les chinois ont l’habitude de se rendre dans les hôpitaux pour de simples inconforts : rhume, fatigue, égratignures, etc. Le chatbot permettait donc aux patients de trouver eux-mêmes les solutions à leur problème, ce qui facilite les tâches des professionnels médicaux chinois.
De nos jours, les chatbots peuvent être programmés pour automatiser la prise de rendez-vous avec de vrais médecins. Ils peuvent simplifier les processus de réservation ou de paiement pour les patients potentiels.
Cela peut se faire à tout moment, quel que soit le dispositif utilisé (téléphone, ordinateur, appareil mobile, etc.). Autre exemple : l’agent virtuel peut aider les patients handicapés ou âgés à éviter de parcourir de nombreuses pages web pour rechercher manuellement les docteurs et les créneaux horaires disponibles.
Enfin, dans l’urgence, il peut même mettre directement l’utilisateur en contact avec un médecin spécialiste de la maladie pour que le patient puisse bénéficier du bon traitement.
Conclusion
Les chatbots sont actuellement présents sur toutes les plateformes conversationnelles (Facebook Whatsapp, Slack, Messenger, Skype, et bien d’autres…).
Tout le monde s’accorde à dire qu’ils vont révolutionner notre manière d’interagir avec les marques, car ils offrent plusieurs avantages. Bien qu’ils ne puissent pas encore remplacer les humains, ils peuvent grandement prendre en charge les tâches répétitives et chronophages, telle que la prise de rendez-vous.
Dans ce cas précis, le chatbot peut mâcher le travail en interagissant avec vous dans le but de faciliter la prise de rendez-vous et d’en réduire les coûts.
