Standard externalisé pour faire face à une surcharge d’appels

Standard externalisé pour faire face à une surcharge d’appels

Malgré le développement de solutions digitales pour faciliter la relation client, le téléphone reste le canal privilégié des clients pour rentrer en contact avec les marques et les entreprises. Il est un média direct, et il est donc capital de soigner son accueil téléphonique.

Lors des pics d’activité, qu’ils soient saisonniers ou liés à un lancement de produit, ou à toute autre raison, certaines entreprises ont du mal à fournir un service téléphonique fiable, la plupart du temps en raison de ressources internes trop peu suffisantes.

Il peut être intéressant de faire appel à un standard externalisé en cas de surcharge d’appels : le prestataire se voit alors chargé de prendre tout ou partie des appels entrants à son compte, pour permettre à l’entreprise de se concentrer sur son cœur de métier !

De l’intérêt à l’insatisfaction

Qu’on se le dise, le client ou prospect, malgré la mise à disposition de nouveaux canaux digitaux (chatbot, webcallback…), dès lors qu’il n’a pu résoudre sa problématique, privilégie toujours le téléphone. Qu’il ait une question à poser, un besoin d’aide ou qu’il rencontre une problématique suite à une commande, lorsque celui-ci prend contact avec une société, c’est dans les premières secondes qu’il se forge une opinion sur elle.

Or un accueil téléphonique sous dimensionné pour réceptionner des flux d’appels entrants entraîne forcément des échecs d’appels ou des temps d’attente trop longs, engendrant ainsi une insatisfaction immédiate de la part des clients, voire la perte de prospects. La solution à envisager : standard externalisé surcharge d’appels.

Faire face à une surcharge d’appels

Pour faire face à ces clients prêts à abandonner une entreprise à la première impression négative, de plus en plus de sociétés ont décidé de soigner leur image en se lançant dans l’amélioration de la qualité de leur accueil téléphonique et en investissant dans la mise en place d’un standard externalisé.

En effet, un standard externalisé peut être utilisé aussi bien de façon permanente que ponctuelle (par exemple suite à un flux d’appels dû au lancement d’une campagne marketing, une situation de crise, absence de collaborateur…). Le but : apporter une réponse à tous les appels. Et contribuer ainsi à véhiculer une image déterminante de réactivité et de professionnalisme de l’entreprise contactée.

L’apport d’un standard externalisé surcharge d’appels

Outre le fait d’améliorer la prise en charge du flux d’appels, le standard externalisé permet de :

  • Accueillir l’interlocuteur au nom de l’entité (celui-ci ne sait pas qu’il n’est finalement pas dans votre structure),
  • Écouter,
  • Prendre un message ou un rendez-vous,
  • Enregistrer la demande de l’interlocuteur,
  • Informer de la suite donnée à sa demande,
  • Transférer l’appel si nécessaire à un autre service (comptabilité par exemple),

Le standard externalisé devient donc une vraie solution pour augmenter la satisfaction client.

Facile à mettre en place dès lors que l’on a trouvé le bon prestataire, le standard externalisé s’avère également générateur de sérénité pour les entreprises utilisatrices puisqu’il permet de traiter les dossiers en attente, les rendez-vous clients, les relances, etc.

Le prestataire idéal pour un standard déporté débordements d’appels

Vous êtes convaincu que l’accueil téléphonique est un facteur primordial dans la satisfaction de vos clients ?

Que vous soyez une PME, une TPE, une agence immobilière, une agence d’emploi, ou que vous exerciez une profession libérale : vous voulez être certain de ne manquer aucun appel. Vous voulez être disponible pour vos clients à tout moment : le standard externalisé est la solution faite pour vous !

Alors dotez-vous d’un partenaire pour la mise en place et la gestion d’un standard externalisé, que ce soit pour apporter une réponse de premier niveau d’informations, prendre vos rendez-vous, gérer les urgences, etc. Faites confiance à Citizen Call, centre d’appels 100% français spécialisé dans le standard externalisé.

Nous répondrons à votre besoin pour mettre en place ces différents types de prestations :

  • Une permanence téléphonique au quotidien ou sur certains créneaux horaires,
  • Un accueil téléphonique spécifique suite au lancement d’une de vos opérations marketing,
  • La gestion d’agendas pendant que vous effectuez vos visites clients,
  • Renforcer vos propres équipes d’accueil

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