En bref : un accueil téléphonique externalisé depuis Bordeaux consiste à confier vos appels entrants à des professionnels de la relation client. Chez Citizen Call, les tarifs commencent à 250 € par mois et la mise en place prend de trois semaines à trois mois selon la formule.
La gestion de la relation client soulève de nombreuses questions lorsqu’il s’agit d’organisation stratégique. Posséder un accueil téléphonique externalisé depuis Bordeaux est peut-être la solution.
Avoir un service client de qualité est un élément clé contribuant au développement de l’entreprise, et le valoriser reste au centre des préoccupations de toutes entreprises. Afin de maintenir cette qualité de prestation, la question d’une permanence téléphonique est tout à fait d’actualité. Cette solution permet de gagner en efficacité dans la prise en charge de votre accueil.
Dans un tel contexte, l’Inshore se voit comme la meilleure option. Un accueil téléphonique externalisé depuis Bordeaux vous permet donc de profiter d’un service local performant avec l’assurance d’avoir un contrôle sur vos activités.
📌 Dans cet article, vous découvrirez :
- Comment l’accueil téléphonique externalisé depuis Bordeaux fonctionne
- Les questions à se poser avant de choisir un centre d’appels
- Le prix d’un accueil téléphonique externalisé
L’accueil téléphonique externalisé depuis Bordeaux, comment ça marche ?
Externaliser sa permanence téléphonique revient à confier à un prestataire la réception des appels provenant de votre standard. Des professionnels de la relation client se chargent alors d’apporter leur expertise et leur savoir-faire dans ce domaine. Comme pour tout accueil téléphonique, l’objectif est de renseigner et d’orienter les clients en fonction de leurs demandes.
Pour beaucoup d’entreprises, le choix de l’externalisation se fait en raison de la flexibilité du service proposé. Le service d’accueil s’adapte aux besoins de votre entreprise et à ceux de vos clients.. Ainsi, pour la disponibilité, le transfert des appels, et pour tout autre service lié à la gestion des appels entrants, la solution reste personnalisable et flexible.
L’entreprise définit également la durée du contrat selon ses besoins. Elle a donc la possibilité de choisir entre une externalisation d’une partie ou de la totalité de sa permanence téléphonique.
Proximité est synonyme d’efficacité pour la gestion de la relation client
L’externalisation est perçue comme un choix stratégique pour toute entreprise, quelles que soient les fonctions à externaliser. La raison est que de cette manière, l’entreprise aura accès aux compétences d’un professionnel du domaine concerné. Le savoir-faire de celui-ci l’aide donc à atteindre son objectif.
En termes de gestion de la relation client, la coordination entre les actions du prestataire et celles de l’entreprise est importante. Les informations partagées entre eux favorisent la réussite des actions menées par l’un et l’autre. L’Inshore est alors la meilleure solution qui s’offre à l’entreprise dans ce domaine.
La proximité entre le prestataire et l’entreprise représente ainsi un atout considérable pour permettre à ceux-ci de travailler dans une relation plus étroite. Elle donne la possibilité de remonter les informations plus facilement et plus rapidement entre l’équipe en interne et celle en externe. Cette rapidité est bien entendu source d’efficacité.
Profitant de la proximité avec le prestataire, l’entreprise aura également un contrôle plus important sur les activités qu’elle confie à celui-ci. Il est évident que pour la gestion d’une fonction aussi importante que la relation client, elle souhaite rester impliquée et obtenir un reporting régulier.
Ce pilotage de proximité assure l’efficacité de la prestation, aussi bien pour les équipes de production que pour les managers.
L’accueil téléphonique est souvent sous-estimé
De nombreux chefs d’entreprise ne comprennent pas pleinement les avantages de l’externalisation de l’accueil téléphonique.
Selon certains, elle ne devrait pas figurer en tête de liste des tâches à déléguer à des experts. D’autres pensent que leur personnel en interne peut prendre en charge ce « simple » travail, ou que l’accueil téléphonique en lui-même n’a que peu d’impact sur la croissance de leur entreprise.
La vérité est que le fait d’outsourcer les services de réponse téléphonique présente de nombreux avantages, surtout si vous vous adressez à un prestataire spécialisé.
Une première impression positive pour vos clients
La décision d’externaliser l’accueil téléphonique vous permet de mettre en place une impression immédiate et positive. Si vous choisissez des opérateurs formés pour répondre aux appels téléphoniques entrants, vous pouvez être sûr que vos clients, fournisseurs, partenaires, etc., seront impressionnés par le niveau de professionnalisme de votre entreprise.
Ils se sentiront bien accueillis, appréciés et respectés et seront plus enclins à faire des affaires avec vous.
Des collaborateurs recentrés sur leur métier
L’autre avantage de l’externalisation de l’accueil téléphonique est qu’elle permet à vos collaborateurs de se concentrer sur des tâches à plus grande valeur ajoutée.
Si vous demandez à vos collaborateurs de répondre aux appels téléphoniques, en plus de leurs responsabilités, ils passeront leur temps précieux à faire quelque chose qu’ils ne connaissent pas, ce qui est contre-productif.
L’externalisation de l’accueil téléphonique leur permettra donc d’assumer le travail pour lequel ils ont été engagés au départ, tandis que les spécialistes font le leur. Cela se traduira par une plus grande efficacité au travail et l’augmentation de leur productivité.
Un accueil téléphonique externalisé aussi en dehors des heures de bureau
Sachez que les call centers peuvent étendre leurs heures de travail à 24 heures. En faisant appel à leurs services, vous pouvez donc assurer un accueil téléphonique de qualité même en dehors des heures de bureau, pendant les jours fériés, etc. Ainsi, vos chances d’atteindre vos objectifs de ventes et vos bénéfices seront plus élevées.
Tous ces avantages seront à votre portée, à condition que vous vous adressiez à un prestataire fiable et réputé. La question est donc de savoir comment choisir le bon call center. Pour vous aider, il vous suffit de vous poser les bonnes questions suivantes.
Les questions à se poser avant de choisir un centre d’appels pour son accueil téléphonique externalisé
Depuis combien de temps le call-center est-il en activité ?
Le fait de savoir que l’entreprise existe depuis un certain temps peut témoigner de la qualité des services qu’elle fournit.
En réalité, les call-center vont et viennent, mais seuls certains d’entre eux sont assez bons pour résister à l’épreuve du temps.
D’ailleurs, vous devez vous assurer que votre centre d’appel soit capable de représenter votre entreprise au fil du temps.
Les opérateurs sont-ils capables de prendre des appels à toute heure ?
Souvent, lorsque vos clients appellent votre entreprise pendant les heures de fermeture de bureau et les jours fériés, ils sont accueillis par un répondeur automatique.
Par contre, si vous choisissez les services de réceptionnistes virtuels, ces derniers pourront s’adresser directement à des agents humains.
Les meilleurs prestataires en matière d’accueil téléphonique ne ferment littéralement jamais.
Pouvez-vous suivre facilement les appels entrants ?
Votre prestataire externe doit aussi être en mesure d’établir des rapports concernant les appels et toutes les actions qu’il a entreprises.
Vous devriez donc être capable de vous connecter à un portail d’enregistrement téléphonique en ligne pour voir les messages reçus et les mesures prises.
Pendant votre temps libre, vous pourrez également écouter les discussions entre vos assistants personnels et leurs interlocuteurs.
Peut-on transférer rapidement les appels entrants vers n’importe quel numéro de téléphone ?
L’objectif ultime de l’externalisation de l’accueil téléphonique est de ne jamais manquer un appel de vente important afin de satisfaire les demandes des appelants.
En cas de besoin, les appels entrants devraient donc être transférés directement aux collaborateurs qui travaillent au sein de votre entreprise.
C’est un élément essentiel si vous voulez conclure davantage de ventes ou si vous voulez apporter rapidement des solutions aux problèmes et aux besoins de vos consommateurs.
Quels sont les services commerciaux supplémentaires dont vous pouvez bénéficier ?
Les centres d’appel peuvent vous proposer différents types de prestations, mais il existe quelques points importants à prendre en compte lorsque vous allez en choisir un.
Celui-ci doit par exemple être capable de proposer certains services essentiels comme la prise de rendez-vous, la saisie de commandes ou encore la possibilité de télécharger votre base de données clients.
Demandez également à votre futur call center les moyens d’évaluer l’efficacité de sa prestation, la possibilité d’essayer gratuitement son service pour tester et évaluer son efficacité.
Enfin, assurez-vous que votre centre d’appel est en mesure de vous assister, quels que soient vos questions et les problèmes techniques.
Conclusion
En somme, externaliser son standard téléphonique est une solution envisageable pour toute entreprise qui souhaite optimiser la gestion de sa relation client. Elle permet de confier le service à des professionnels en la matière. Dans ce sens, l’accueil téléphonique externalisé depuis Bordeaux constitue une solution pour disposer d’un service à la hauteur des exigences de vos clients.
Combien coûte un accueil téléphonique externalisé ?
Nos tarifs d’accueil téléphonique externalisé sont indicatifs.
La formule Starter, à partir de 250 € par mois, repose sur un voicebot qui prend les messages, filtre et transfère les appels et répond aux questions fréquentes. Sa mise en place prend trois semaines.
La formule Essentiel, à partir de 290 € par mois, propose les mêmes fonctions avec des conseillers humains en plus du voicebot, également en trois semaines. C’est la plus choisie.
La formule Pro, à partir de 620 € par mois, ajoute la gestion d’agenda et la qualification des demandes, pour six semaines de mise en place.
La formule Intégral, sur devis, couvre aussi la saisie de commandes et la gestion des réclamations, avec une mise en place en trois mois.
Pourquoi confier votre accueil téléphonique externalisé à Citizen Call ?
Les questions ci-dessus, nous nous les posons aussi à notre propre sujet. Nous sommes basés à Mérignac, aux portes de Bordeaux, ce qui permet un pilotage de proximité et un reporting régulier. Sur la confidentialité et la sécurité des données, Citizen Call détient la certification ISO 27001. Pour comprendre ce que cette norme change concrètement pour vos données, lisez notre guide sur l’ISO 27001 en centre d’appels.
Questions fréquentes
Mes collaborateurs ne peuvent-ils pas répondre eux-mêmes aux appels ?
Si vous demandez à vos collaborateurs de répondre aux appels téléphoniques, en plus de leurs responsabilités, ils passeront leur temps précieux à faire quelque chose qu’ils ne connaissent pas, ce qui est contre-productif. L’externalisation de l’accueil téléphonique leur permettra donc d’assumer le travail pour lequel ils ont été engagés au départ, tandis que les spécialistes font le leur.
Quels sont les risques d’un accueil téléphonique externalisé ?
Le premier est la perte d’indépendance, puisque l’entreprise devient dépendante de son prestataire au fil du temps. Le second concerne la qualité du service fourni. Même si la collaboration est régie par des contrats, il est souvent difficile de maîtriser les cas particuliers concernant, par exemple, la confidentialité et la sécurité des données. C’est un critère à vérifier chez votre prestataire, certifications à l’appui.
Peut-on garder l’accueil en interne et externaliser seulement les pics d’appels ?
Oui. Vous pouvez internaliser votre accueil et, en cas de pics d’activité, faire appel à un prestataire externe pour traiter les appels supplémentaires que vous ne pouvez pas traiter vous-même. Découvrez notre solution de gestion des débordements d’appels.
Un call center peut-il répondre en dehors des heures de bureau ?
Oui, certains call centers peuvent étendre leurs heures de travail à 24 heures, c’est le cas de Citizen Call. Vous pouvez donc assurer un accueil téléphonique de qualité même en dehors des heures de bureau, pendant les jours fériés, etc.
Un centre d’appels externalisé, est-ce la même chose qu’un accueil téléphonique externalisé ?
Pas tout à fait, car l’accueil téléphonique n’est qu’une des missions d’un centre d’appels. Les services des call centers ne se limitent plus à l’accueil téléphonique. Nombre d’entre eux se rebaptisent en centres de contact, c’est-à-dire qu’ils adoptent une approche globale du service à la clientèle. Outre l’accueil téléphonique, certains proposent de gérer votre service de messagerie électronique, vos plateformes de médias sociaux, etc.
Combien coûte un accueil téléphonique externalisé chez Citizen Call ?
Chez Citizen Call, à partir de 250 € par mois pour la formule Starter, 290 € pour Essentiel, 620 € pour Pro, et sur devis pour Intégral.
| Formule | Starter | Essentiel (le plus populaire) | Pro | Intégral |
| Prix mensuel (à partir de) | 250 € | 290 € | 620 € | Sur devis |
| Mode de réponse | Voicebot | Humain + voicebot | Humain + voicebot | Humain + voicebot |
| Prise de message | Oui | Oui | Oui | Oui |
| Filtrage et transfert d’appel | Oui | Oui | Oui | Oui |
| Réponses aux FAQ | Oui | Oui | Oui | Oui |
| Gestion d’agenda | Non | Non | Oui | Oui |
| Qualification des demandes | Non | Non | Oui | Oui |
| Saisie de commandes | Non | Non | Non | Oui |
| Gestion des réclamations | Non | Non | Non | Oui |
| Mise en place | 3 semaines | 3 semaines | 6 semaines | 3 mois |
En combien de temps met-on en place un accueil externalisé ?
Trois semaines pour Starter et Essentiel, six semaines pour Pro et trois mois pour Intégral.
Et pour la prospection téléphonique, faut-il internaliser ou externaliser ?
La prospection (appels sortants) répond à d’autres critères, que nous détaillons dans notre article Internaliser ou externaliser sa prospection téléphonique ?
