Envisager d’installer un accueil téléphonique implique de se demander également le coût de cet investissement. Et il est impensable de se limiter au coût de l’installation puisque la configuration et la maintenance sont tout aussi nécessaires, sans compter d’éventuels frais de recrutement et de formation.
A combien revient donc la mise en place de ce service de réception téléphonique ? Quelle est la solution la plus rentable pour réduire le prix de l’accueil téléphonique tout en bénéficiant d’un service de qualité ?
Quel serait le prix de l’accueil téléphonique installé en interne ?
Un accueil téléphonique mis en place en interne nécessite l’installation d’un standard. Les dépenses incluent donc trois éléments :
- L’installation et la configuration, et donc y compris l’achat des matériels et la mise en service du standard ;
- La maintenance ;
- Le recrutement, et éventuellement, la formation des nouveaux salariés.
Pour l’achat du standard, le prix varie en fonction du système utilisé et des fonctionnalités qui vont avec, ainsi que du modèle choisi.
Il existe 2 systèmes possibles pour un standard téléphonique, PABX (Private Automatic Branch eXchange) ou IPBX (Internet Protocol Branch eXchange). Ces deux systèmes demandent les mêmes installations. La différence se trouve au niveau du réseau emprunté pour la communication téléphonique. Le premier passe par la ligne téléphonique traditionnelle pour transmettre les appels, tandis que le second par le protocole Internet.
Pour un standard PABX, il faut compter entre 2 000 et 3 000 €, hors frais d’installation. Ce prix varie en fonction de la capacité, qui va de 10 à des milliers de postes, et le modèle du standard. Et pour ajouter des postes supplémentaires, il faut également prévoir entre 30 et 400 € en plus du prix initial.
Le standard IPBX, quant à lui, coûte entre 2 300 et 3 900 €. Il s’agit là du prix du standard sans compter l’installation, la configuration et la maintenance.
Le prix d’installation et configuration dépendra de chaque prestataire. Il en est de même pour la maintenance. Dans certains cas, l’installateur propose une prestation qui inclut la mise en service et le dépannage.
Bien entendu, mettre le standard en interne signifie également qu’il faut passer par un recrutement, et éventuellement une formation.
L’externalisation ou la location, des solutions moins coûteuses
La location de standard se présente tel un abonnement avec un prestataire pour accéder au standard pendant un temps plus ou moins long. Sur le court terme, cette location est intéressante. Cependant, elle peut engendrer des dépenses plus onéreuses sur le long terme, bien plus que l’achat.
L’externalisation, quant à elle, reste une solution adéquate, que ce soit sur le court ou le long terme. Il s’agit d’investir dans des call center spécialisés dans la réception téléphonique. Cette option est d’autant plus intéressante pour une permanence téléphonique. Les centres d’appel externes proposent en effet un service flexible pour un accueil téléphonique disponible 24h/24 et 7j/7.
Dans le premier ou le second cas, l’entreprise sera en mesure de limiter ses dépenses et de maîtriser son budget. La tarification varie selon les formules proposées par le prestataire. Elle peut se faire mensuellement, suivant le nombre d’appels à prendre en charge et du service demandé.
Ces deux solutions épargnent également l’entreprise des frais d’installation et de maintenance, ainsi que des coûts relatifs au recrutement de nouveaux salariés.
